Datensouveränität im Unternehmensalltag
Wie das Online Compliance Center den Einsatz internationaler Software absichert
Unternehmen in Deutschland und Europa stehen heute vor einer klaren Realität: Leistungsfähige Cloud-Software wie Microsoft 365 ist fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz, Nachweisbarkeit und rechtssichere Datenverarbeitung. Datensouveränität wird damit zu einer operativen Aufgabe, die im laufenden Betrieb berücksichtigt werden muss.
Das Online Compliance Center wurde genau für diesen Anwendungsfall konzipiert.
Warum Datensouveränität mehr als eine Plattformfrage ist
Aktuelle rechtliche Auseinandersetzungen in den USA zeigen, dass Softwarehersteller immer wieder mit dem Vorwurf konfrontiert werden, Daten in größerem Umfang zu verarbeiten als von Nutzern erwartet oder rechtlich zulässig. Thematisiert wurden unter anderem:
- automatisierte Analysen von Kommunikationsdaten
- Datenerhebung trotz deaktivierter Einstellungen
- Weitergabe von Informationen an Dritte
Diese Fälle machen deutlich:
Datenschutzrisiken entstehen häufig nicht durch technische Sicherheitslücken, sondern durch fehlende Transparenz, unklare Prozesse und eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten.
Häufig verwendete Plattform in Deutschland: Microsoft 365
Eine zentrale Plattform mit erhöhtem Compliance-Bedarf
Microsoft 365 bündelt E-Mails, Chats, Dateien und Kalenderdaten an einem zentralen Ort und ist damit eine der am häufigsten eingesetzten Plattformen in deutschen Unternehmen. Daraus ergeben sich erhöhte Anforderungen an:
- Zugriffskontrolle
- Aufbewahrungs- und Löschkonzepte
- Dokumentation von Verarbeitungszwecken
- Erfüllung von Auskunfts- und Nachweispflichten
Microsoft stellt hierfür zahlreiche technische Funktionen bereit. Ob diese jedoch DSGVO-konform eingesetzt werden, hängt maßgeblich von der organisatorischen Umsetzung und den begleitenden Prozessen im Unternehmen ab.
Neben dem Einsatz geeigneter Tools ist es daher ratsam, klare Prozesse zu etablieren, die ein effizientes Storage-Management und eine kontrollierte Datenhaltung unterstützen.
Die Rolle des Online Compliance Centers
Das Online Compliance Center versteht sich als sicherheitsrelevante Ergänzung zu Microsoft 365. Es ermöglicht einen rechtssicheren Einsatz der Plattform – insbesondere durch das integrierte Archivierungsmodul – und trägt gleichzeitig dazu bei, die Verfügbarkeit und Kontrolle unternehmenskritischer Daten sicherzustellen.
Neben der Erfüllung gesetzlicher Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten stellt das Online Compliance Center sicher, dass relevante oder gar unternehmenskritische Daten nicht ausschließlich innerhalb der Microsoft-Umgebung verbleiben. Dadurch bleiben sie im Notfall oder im Rahmen einer Exit-Strategie für das Unternehmen verfügbar – unabhängig von der operativen Verfügbarkeit seitens Microsoft.
Das Online Compliance Center greift dabei nicht in Inhalte ein und durchsucht keine Daten. Vielmehr schafft es die organisatorischen, technischen und dokumentarischen Voraussetzungen für einen kontrollierten, transparenten und nachvollziehbaren Einsatz von Microsoft 365.
Konkret unterstützt das Online Compliance Center Unternehmen dabei:
- Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten rechtssicher umzusetzen,
- Daten strukturiert und nachvollziehbar außerhalb der operativen Plattform verfügbar zu halten,
- Datenschutz und Compliance-Anforderungen an Microsoft 365 mit geeigneten Modulen gerecht zu werden
- und Nachweise revisionssicher bereitzustellen.
So behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten – auch dann, wenn sich technische, vertragliche oder strategische Rahmenbedingungen ändern.
Datensouveränität als bewusste unternehmerische Entscheidung
Datensouveränität beschränkt sich nicht allein auf Struktur und Transparenz. Unternehmen müssen sich bewusst mit der Frage auseinandersetzen, wie verfügbar ihre Daten jederzeit sind, wie Datenschutzanforderungen umgesetzt werden und welche Abhängigkeiten durch den Einsatz internationaler Softwarelösungen entstehen.
Gerade beim Einsatz US-amerikanischer Software reicht es nicht aus, bestehende Systeme lediglich zu organisieren. Unternehmen sind gefordert abzuwägen, ob und unter welchen Voraussetzungen der Einsatz einer Plattform sinnvoll ist – etwa durch zusätzliche Absicherungen – oder ob der Einsatz unter den gegebenen Rahmenbedingungen überhaupt verantwortbar ist.
Das Online Compliance Center unterstützt Unternehmen bei dieser Abwägung, indem es die Nutzung von Microsoft 365 ermöglicht und gleichzeitig durch ergänzende Sicherheits- und Archivierungsmechanismen sicherstellt, dass Daten verfügbar, kontrollierbar und datenschutzkonform bleiben – auch in Ausnahmesituationen oder bei strategischen Veränderungen.
Für Unternehmen im europäischen Rechtsraum ist dies entscheidend: Die Verantwortung für Datenschutz und Datenverfügbarkeit verbleibt stets beim Unternehmen selbst.
Fazit
Der Einsatz US-amerikanischer Softwarelösungen wie Microsoft 365 ist für viele Unternehmen heute unvermeidbar. Entscheidend ist daher nicht allein die Herkunft der Plattform, sondern die Frage, wie Daten abgesichert, verfügbar gehalten und langfristig unter eigener Kontrolle behalten werden.
Das Online Compliance Center versteht sich dabei in erster Linie als Sicherheitsergänzung zu Microsoft 365. Es schafft nicht nur die Voraussetzungen für einen rechtssicheren Einsatz, sondern stellt sicher, dass unternehmenskritische Daten jederzeit zugreifbar bleiben – auch unabhängig von Microsoft, etwa im Notfall oder im Rahmen einer Exit-Strategie.
Darüber hinaus unterstützt das Online Compliance Center Unternehmen dabei, Datenbestände effizient zu verwalten, beispielsweise durch die Auslagerung und Optimierung von SharePoint-Speicher, ohne den operativen Betrieb zu beeinträchtigen. So werden neben Compliance-Anforderungen auch technische und wirtschaftliche Vorteile realisiert.
Datensouveränität bedeutet damit nicht den Verzicht auf internationale Software, sondern deren bewusste Ergänzung durch zusätzliche Sicherheiten. Das Online Compliance Center hilft Unternehmen, genau diese Kontrolle über ihre Daten zu behalten – transparent, nachvollziehbar und dauerhaft.