Der digitale Schreibtisch quillt über
Sie sich vor, Ihr Büro hätte keinen Aktenschrank mehr und jeder Mitarbeiter würde seine Unterlagen irgendwo anders ablegen – auf dem Schreibtisch, in der Küche, auf dem Drucker. Das reinste Chaos für Sie? Dann möchten wir Sie im digitalen Pendant willkommen heißen: Denn ohne ein durchdachtes Storage-Management in Microsoft 365 passiert genau das – pures Chaos – nur in der Cloud.
Microsoft 365 bietet eine gewaltige Bandbreite an Tools und Speicherorten: OneDrive, SharePoint, Teams, Exchange Online. Doch mit großer Power kommt auch große Verantwortung – insbesondere für IT-Admins, Compliance-Beauftragte und Führungskräfte. Sollte man Storage-Management daher besser zur Chefsache machen und was ist Storage-Management überhaupt?
Storage-Management – Eine kurze Erklärung
Storage-Management bezeichnet die Verwaltung, Kontrolle und Optimierung von Speicherressourcen. Im Falle von Microsoft 365 geht es um die zahlreichen unstrukturierten Daten, die im OneDrive, SharePoint, Teams & Co. landen. Für Unternehmen geht es letztlich darum:
- Speicherkapazitäten effizient zu nutzen
- Datenlebenszyklen zu steuern
- Redundanzen zu vermeiden
- Compliance-Vorgaben einzuhalten
- Kosten im Griff zu behalten
Lassen Sie es uns anders sagen: Storage-Management sorgt dafür, dass Ihr digitaler Datenhaushalt aufgeräumt, sicher und kosteneffizient bleibt und dabei im besten Fall direkt Compliance-Vorgaben erfüllt. Dies sind alles Themen, die absolut im Interesse des Unternehmens und des Unternehmers selbst liegen und demnach Chefsache oder zumindest unter Involvement des Managements sein sollten.
Warum ist Storage-Management in Microsoft 365 so wichtig?
Kostenkontrolle
Microsoft 365 wirkt auf den ersten Blick wie ein Rundum-Sorglos-Paket. Doch zusätzliche Speicherkapazität verursacht Kosten – und zwar nicht zu knapp. Wenn SharePoint-Websites aus allen Nähten platzen oder E-Mail-Postfächer auf 99,9 % laufen, wird’s teuer.
Fun Fact: SharePoint Online startet mit 1 TB + 10 GB pro lizensiertem Benutzer. Klingt viel? Nicht, wenn jede Abteilung meint, ein digitales Archiv zu brauchen.
Compliance & DSGVO
Unternehmen sind verpflichtet, Daten nicht ewig aufzubewahren und gleichzeitig nicht vorschnell zu löschen. Die Kunst liegt im richtigen “Timing”.
Effizienz & Performance
Je größer der Datensatz, desto langsamer die Suche. Ein durchdachtes Storage-Konzept sorgt dafür, dass Daten gefunden – und nicht gesucht – werden. Schnelle Zugriffszeiten bedeuten produktivere Mitarbeiter und zufriedenere Kunden.
Sicherheit
Veraltete oder unstrukturierte Daten können Sicherheitsrisiken bergen. Phishing-Angriffe zielen oft auf schlecht geschützte oder falsch abgelegte Informationen ab. Storage-Management hilft, den Überblick zu behalten und Angriffsflächen zu minimieren.
Die Gleichung der Lösung ist einfach
Strukturierter Speicher = Stärkeres Unternehmen
Vor diesem Hintergrund sind die nachfolgenden Eckpfeiler eines optimierten Storage-Management für Sie relevant:
- Behandeln Sie Daten lebenszyklusorientiert
- Verwalten Sie Ihren Speicherplatz kontrolliert und automatisiert
- Halten Sie Informationen auffindbar und verantwortungskonform
Das klingt für Sie nach einer Menge Arbeit und viel Aufwand? Dann bringen wir nun einen Ass im Ärmel für Sie ins Spiel: Das Modul „Datenmanagement“ aus unserem Online Compliance Center ist die Geheimwaffe für Ihren Microsoft Tenant.
Das Modul wurde für Unternehmen entwickelt, um die Kontrolle über ihren lizenzierten Microsoft-Speicher zurückzugewinnen – strukturiert, transparent, automatisiert.
Was das Modul leistet:
- Automatisiertes Speicher-Monitoring: Behalten Sie im Blick, wie viel Speicher Sie in Ihrem Microsoft 365 Tenant nutzen und wie viele Kosten Sie on top produzieren.
- Lebenszyklussteuerung: Definieren Sie Aufbewahrungsfristen und Versionierungen und lassen Sie veraltete oder inaktive Inhalte automatisch archivieren oder löschen.
- Automatisierte Optimierungsvorschläge: Erhalten Sie automatisierte Vorschläge, um Ihren Microsoft Tenant schlank zu halten und setzen Sie die Vorschläge auf Knopfdruck um.
- Einsparpotential: Erhalten Sie stets einen Überblick, über Ihre eingesparten Ressourcen, Ihren Storage und Ihre Kosten.
Generell ist es ratsam neben einem Tool, auch Prozesse zu installieren, die gemeinsam und in Zusammenarbeit bei dem Ziel eines effizienten Storage-Management unterstützen. Damit Sie hierbei effizient vorgehen können, folgen unsere Best Practices:
So gelingt der Einstieg
Status Quo analysieren
Welche Daten liegen wo? Wer hat Zugriff? Wie viel Speicher ist bereits verbraucht?
Richtlinien definieren
Welche Inhalte müssen wie lange aufbewahrt werden? Was darf gelöscht werden?
Automatisierung nutzen
Mit dem Online Compliance Center lassen sich Workflows und Speicherregeln automatisieren.
Transparenz schaffen
Ein zentrales Dashboard für Speicherverbrauch, Compliance-Status und Datenbewegungen bringt Klarheit.
Schulungen einführen
Denn was bringt die beste Lösung, wenn niemand sie richtig nutzt
Ein aufgeräumter Speicher ist ein sicheres Unternehmen
Storage-Management ist keine lästige Pflicht – es ist ein strategischer Vorteil. Wer frühzeitig klare Regeln etabliert und smarte Tools nutzt, spart nicht nur Speicher und Geld, sondern schützt das Unternehmen vor rechtlichen und operativen Risiken.
Das Online Compliance Center macht genau das möglich – einfach, intuitiv und 100 % Microsoft-365-kompatibel.